Privacy Dashboard: Outbound bei Löschanfragen versenden

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie die Outbound-Option im Privacy Dashboard sinnvoll nutzen können.

Wenn Sie eine Löschanfrage in Ihrem Privacy Dashboard erhalten, könnte es sein, dass der Datensatz Ihres Kontakts auch in anderen von Ihnen genutzten Systemen gespeichert ist.

Deshalb, können Sie über die Funktion „Outbound“ einen nachfolgenden Prozess steuern, der die Löschung des Datensatzes in Ihrem Sinne in allen anderen Systemen durchführt.

Welchen Prozess Sie genau folgen lassen, das hängt von Ihrer Infrastruktur und von den Anforderungen ab, die Sie daran stellen.

In unserem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie über Zapier ganz einfach den zu löschenden Datensatz in eine Google-Tabelle übergeben und anschließend eine E-Mail an Ihren Datenschutzbeauftragten senden. Damit bitten Sie ihn, den aktuell hinzugefügten Datensatz in allen Ihren Systemen zu löschen.

Hinweis: Wenn Sie Zaps mit mehr als einem Trigger und einer Action nutzen, benötigen Sie einen kostenpflichtigen Account bei Zapier.

  • Legen Sie dazu über → Automatisierung → Neuer Outbound einen neuen Outbound an.
  • Die Aktivierungs-URL erhalten Sie später von Zapier.
  • Legen Sie in Zapier einen neuen Zap an.
  • Als Trigger wählen Sie → Klick-Tipp → Tag Added To Contact
  • Als 1. Action wählen Sie eine zuvor angelegte Google-Tabelle mit den entsprechenden Datenspalten, in die die Daten des Kontakts übertragen werden.
  • Als 2. Action wählen Sie die Built In App „E-Mail“. Diese E-Mail adressieren Sie an Ihren Datenschutzbeauftragten mit dem Link zur Tabelle und der Bitte um Löschung des hinzugefügten Datensatzes in allen Systemen und anschließend noch aus der Google-Tabelle. Diese E-Mail wird von Zapier versendet und nicht von Klick-Tipp.
  • Speichern Sie den neuen Zap ab und aktivieren Sie ihn.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass auch bei der Einstellung im Privacy Dashboard, dass Löschanfragen automatisch bearbeitet werden sollen, die Anfrage mit den dazugehörigen Daten weitergeleitet wird, um den Datensatz systemübergreifend zu löschen.

Im Beispiel muss der Datensatz nach Erledigung der Aufgabe manuell aus der Google-Tabelle gelöscht werden. Dies ist sogar von Vorteil, da der Verantwortliche mit der Löschung aus der Tabelle nochmal bestätigt, dass er den Datensatz aus allen anderen Systemen gleichfalls gelöscht hat.

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie das Privacy Dashboard effektiv nutzen können So nutzen Sie das Privacy Dashboard.

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