So ordnen Sie Ihre Kontakte in Google-Tabellen nach virtuellen Notizzetteln (Tags) – mit Zapier

Klick-Tipp bietet Ihnen die außergewöhnliche Möglichkeit, jeden Kontaktdatensatz mit virtuellen Notizzetteln, sogenannten Tags, zu versehen. Jeder Tag erfüllt die Funktion eines Schlagworts. Anhand von Schlagwörtern, mit denen Sie Ihre Kontakte kennzeichnen, können Sie einen Verkaufstrichter aufbauen. Er dient dazu, Mitglieder Ihrer Zielgruppe anhand von Informationen über ihr Nutzerverhalten oder ihrer Interessen herauszufiltern. Der Verkaufstrichter versetzt Sie also in die Lage, Ihre Adressaten mittels E-Mail- oder SMS-Serien mit gezielten Informationen zu bewerben.

Doch was tun, wenn Sie die Kontaktdaten Ihrer Adressaten in einer Google-Tabelle verwalten? Können Sie auch dann mit Tags arbeiten? Wie gehen Sie vor, wenn Sie beispielsweise die Kontaktdatensätze in Ihrer Google-Tabelle auf jeweils eigene Tabellenblätter für verschiedene Teams (zum Beispiel Verkauf, Einkauf, Fertigung und Marketing) verteilen wollen?

Klick-Tipp bietet ab sofort die Möglichkeit, Kontakte, die mit einem „Aktivierungstag“ versehen werden, automatisch in eine Google-Tabelle bzw. ein Google-Tabellenblatt einzufügen. „Aktivierungstags“ sind von Ihnen festgelegte Tags, die als Trigger dienen. Konntakte, die mit dem „Aktivierungstags“ versehen werden, werden automatisch von Klick-Tipp in Ihre Google-Tabelle exportiert.

Mithilfe von „Aktivierungstags“ können Sie Ihre Google-Tabellen spielend leicht sortieren. Die Basis dieser „Aktivierungstags“ sind die virtuellen Notizzettel aus Ihrem Klick-Tipp-Konto. Sortieren Sie Ihre Kontaktdatensätze in Ihrer Google-Tabelle, um beispielsweise Ihre teambasierte Organisation abzubilden. Überlegen Sie, welche Vorteile es bietet, wenn Ihre Teams auf passgenaue Informationen Ihrer Kunden und Partner zugreifen können. Sie sparen enorm viel Zeit im Management – wertvolle Zeit, die Sie der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleitungen für Ihre Kunden widmen können.

In diesem Handbucheintrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Kontakte aus Klick-Tipp mithilfe von „Aktivierungstags“ in Ihre Google-Tabelle exportieren.

Der Handbucheintrag erläutert die dazu notwendigen folgenden fünf Schritte:

  1. Prüfung Ihrer Google Tabelle
  2. Verknüpfung von Zapier mit Klick-Tipp
  3. Festlegung des „Aktivierungstags“
  4. Verknüpfung von Zapier mit Ihrer Google-Tabelle
  5. Konfiguration der Datenübertragung

Prüfung Ihrer Google Tabelle

Die folgende Beispieltabelle zeigt Ihnen, wie eine Google-Tabelle aufgebaut sein kann. Prüfen Sie anhand des Beispiels den Aufbau Ihrer eigenen Google-Tabelle. Jede Spalte muss mit einer Überschrift versehen sein (zum Beispiel „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Firma“ und „Telefonnummer“). Weiterhin muss Ihre Google-Tabelle mindestens einen Eintrag enthalten (wie etwa die erste Zeile der Beispieltabelle, die mit „Max“ und „Mustermann“ beginnt).

Verknüpfung von Zapier mit Klick-Tipp

Um Ihre Google-Tabelle mit Zapier zu verknüpfen, melden Sie sich zunächst in Ihrem Zapier-Konto an und klicken Sie anschließend auf den Button „MAKE A ZAP!“.

Geben Sie nun in das Formularfeld „Search hundreds of apps…“ „Klick-Tipp“ ein und klicken Sie in dem daraufhin erscheinenden Drop-down-Menü auf „Klick-Tipp“.

Wählen Sie als Nächstes die Option „Tag Added to Contact“. Sie wählen hiermit die Option, Ihre Google-Tabelle immer dann um einen neuen Kontakt zu erweitern, wenn ein Kontakt in Klick-Tipp mit einem virtuellen Notizzettel versehen wird.

Klicken Sie sodann auf den Button „Continue“.

Zapier zeigt jetzt die Verbindung zu Klick-Tipp an. Klicken Sie auf den Button „Continue“.

Festlegung des „Aktivierungstags“

Um einen „Aktivierungstag“ zu bestimmen, der als Trigger für den Export Ihrer Kontakte von Klick-Tipp in Ihre Google-Tabelle dienen soll, melden Sie sich in Ihrem Klick-Tipp-Konto an. Öffnen Sie dazu ein neues Fenster in Ihrem Browser und rufen Sie www.klick-tipp.com auf. Klicken Sie anschließend auf „Login“.

Geben Sie nun in das Formularfeld „Benutzername“ Ihren Klick-Tipp-Benutzernamen und in das Formularfeld „Passwort“ Ihr Klick-Tipp-Passwort ein. Klicken Sie zum Abschluss auf den Button „Anmelden“.

Wechseln Sie nun zurück in das Zapier-Fenster, über das der Kontakt zu Klick-Tipp hergestellt wird. Klicken Sie dazu auf den Link „Zapier Trigger“.

Sie werden daraufhin automatisch zu der Option „Zapier Trigger anlegen“ in Ihrem Klick-Tipp-Konto geführt. Geben Sie in das Formularfeld „Name“ den Namen für Ihren Zapier-Trigger ein.

Klicken Sie anschließend in dem Bereich „Aktivierungs-Tag“ auf den schwarzen, nach unten gerichteten Pfeil am rechten Rand des zweiten Drop-down-Menüs.

Wählen Sie in dem daraufhin erscheinenden Drop-down-Menü den Tag aus, mit dem Sie die Zap zur Übertragung Ihrer Kontakte von Klick-Tipp in Ihre Google-Tabelle veranlassen wollen.

Wechseln Sie nun wieder zurück in das Zapier-Fenster, über das der Kontakt zu Klick-Tipp hergestellt wird. Klicken Sie hier auf den Button „Copy to clipboard“. Sie kopieren damit die angezeigte URL in den Zwischenspeicher.

Wechseln Sie nun zurück in Ihr Klick-Tipp Fenster und fügen Sie in das Formularfeld „Aktivierungs-URL“ die zuvor kopierte URL ein.

Klicken Sie sodann auf den Button „Zapier Trigger anlegen“.

Klick-Tipp bestätigt Ihnen nun, dass der Trigger angelegt wurde.

Wechseln Sie zurück in das Zapier-Fenster, über das der Kontakt zu Klick-Tipp hergestellt wird, und klicken Sie auf den Button „Continue“. Dadurch veranlassen Sie Klick-Tipp dazu, Ihre Einstellungen zu testen.

Klicken Sie zum Abschluss dieses Schrittes auf den Button „Continue“.

Verknüpfung von Zapier mit Ihrer Google-Tabelle

Geben Sie in das Formularfeld „Search hundreds of apps…“ „Google Sheets“ ein. Klicken Sie in dem daraufhin erscheinenden Drop-down-Menü auf „Google Sheets“.

Wählen Sie sodann die Option „Updated Spreadsheet Row“.

Klicken Sie auf den Button „Save + Continue“.

Zapier zeigt nun die Verbindung zu Ihrer Google-Tabelle an. Klicken Sie auf den Button „Save + Continue“.

Konfiguration der Datenübertragung

Klicken Sie in dem Drop-down-Menü namens „Spreadsheet“ auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil.

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü, das daraufhin erscheint, den Namen Ihrer Tabelle aus.

Klicken Sie nun in dem Drop-down-Menü namens „Worksheet“ auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil.

Wählen Sie in dem daraufhin sich öffnenden Drop-down-Menü den Namen Ihres Tabellenblatts aus.

Die Angaben in den nächsten Formularfeldern hängen davon ab, wie Ihre Google-Tabelle aufgebaut ist. Wir zeigen Ihnen hier die Schritte für die oben gezeigte Beispieltabelle.

In unserem Beispiel wollen wir den Firmennamen aus dem Kontaktdatensatz in Klick-Tipp in die Spalte „Firma“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken Sie auf das Drop-down-Symbol am rechten Rand des Formularfelds „firma“.

In dem nun erscheinenden Drop-down-Menü „Tag Added to Contact“ wählen Sie die Option „Field Company Name“.

Als Nächstes wollen wir den Nachnamen der Kontaktperson in Klick-Tipp in die Spalte „Nachname“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken Sie auf das Drop-down-Symbol am rechten Rand des Formularfelds „nachname“.

Anschließend wählen Sie in dem Drop-down-Menü unter „Tag Added to Contact“ die Option „Field Last Name“ aus.

Nun ist die Telefonnummer an der Reihe. Auch sie wollen wir aus Klick-Tipp in die entsprechende Spalte der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken Sie auf das Drop-down-Symbol am rechten Rand des Formularfelds „telefonnummer“.

In dem Drop-down-Menü unter „Tag Added to Contact“ wählen Sie die Option „Field Phone“ aus.

Als Nächstes wollen wir die E-Mail-Adresse der Kontaktperson in Klick-Tipp in die Spalte „E-Mail“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken Sie auf das Drop-down-Symbol am rechten Rand des Formularfelds „e-mail“.

In dem Drop-down-Menü unter „Tag Added to Contact“ wählen Sie die Option „Email“ aus.

Zum Schluss wollen wir den Vornamen der Kontaktperson in Klick-Tipp in die Spalte „Vornamen“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken Sie auf das Drop-down-Symbol am rechten Rand des Formularfelds „vorname“.

In dem Drop-down-Menü unter „Tag Added to Contact“ wählen Sie die Option „Field First Name“ aus.

Analog verfahren Sie, um weitere Daten aus der Google-Tabelle in Klick-Tipp zu speichern.

Abschließend klicken Sie auf den Button „Continue“.

Zapier erstellt nun einen Testlauf. Klicken Sie auf den Button „Create & Continue“, um den Test zu starten.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Tests klicken Sie auf den Button „Finish“.

Nun kann die Zap freigeschaltet werden. Deaktivieren Sie dazu den Schalter „OFF“ und stellen Sie Ihn auf "ON".

Zapier erstellt abschließend eine Bestätigung für die freigeschaltete Zap. Um die neu erstellte Zap in einer Liste zu sehen, klicken Sie auf den Button „See it on your Dashboard“.

In diesem Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Kontaktdatensätze in Ihrer Google-Tabelle nach Maßgabe Ihrer eigenen Tags (virtuellen Notizzettel) ordnen können. Entdecken Sie im nächsten Handbucheintrag die Möglichkeit Kontakte aus Online-Unfragen in Ihr Klick-Tipp-Konto zu importieren. Seien Sie gespannt, wie einfach es ist, die Kontaktdatenliste in Klick-Tipp weiter auszubauen und klicken Sie auf den folgenden Link: Kontaktdaten aus Umfragen in Klick-Tipp importieren.

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