Visitenkarten-Foto → Klick-Tipp-Kontakt + Google-Tabelle via Zapier



Kennen Sie die Probleme, die auftreten, wenn es gilt, Kontaktdaten an unterschiedlichen Stellen zu pflegen?

In dem Handbucheintrag Wie Sie Klick-Tipp zum Visitenkarten-Umsatzgenerator machen haben wir gezeigt, wie sich Kontaktdaten von abfotografierten Visitenkarten in Klick-Tipp übertragen lassen. In diesem Handbucheintrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie diese Kontaktdaten darüber hinaus auch in Ihre Google-Tabelle einfügen können.

Das Verfahren spart viel Zeit und Aufwand, und wenn Sie es anwenden, dann können Sie sicher sein, dass Ihre neuen Kontaktdaten in Ihrem Klick-Tipp-Konto und in Ihrer Google-Tabelle übereinstimmen und vollständig sind.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine Google-Tabelle. Anhand dieses Beispiels möchten wir Ihnen die einzelnen Schritte zur Einfügung neuer Kontaktdaten in eine Google-Tabelle zeigen.

Die Funktionserweiterung erfolgt in drei Schritten:

  1. Zap duplizieren
  2. Action hinzufügen
  3. Datenübertragung konfigurieren

Zap duplizieren

Duplizieren Sie Ihre bestehende Zap nach dem in dem Handbucheintrag Zap duplizieren vorgestellten Verfahren.

Action hinzufügen

Klicken Sie auf den Namen Ihrer kopierten Zap.

Klicken Sie nun auf das Pluszeichen unter dem Bereich der ersten „ACTION“, die den Kontakt zu Klick-Tipp herstellt.

Geben Sie in das Formularfeld „Search hundreds of apps…“ Google Sheets ein. Klicken Sie in dem daraufhin erscheinenden Drop-down-Menü auf „Google Sheets“.

Klicken Sie nun auf die Option „Create Spreadsheet Row“, um Ihre Tabelle um neue Zeilen zu erweitern.

Klicken Sie anschließend auf den Button „Save + Continue“.

Zapier zeigt nun die Verbindung zu Google Sheets an. Klicken Sie auf den Button „Continue“.

Datenübertragung konfigurieren

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü unter „Spreadsheet“ den Namen Ihrer Tabelle.

Wählen Sie danach in dem Drop-down-Menü unter „Worksheet“ den Namen des Tabellenblattes.

Die Angaben, die in die nächsten Formularfelder einzutragen sind, richten sich nach dem Aufbau Ihrer Google-Tabelle. Wir zeigen Ihnen hier die Schritte für die oben gezeigte Beispieltabelle.

In unserem Beispiel wollen wir den Firmennamen von der Visitenkarte in die Spalte „Firma“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken wir auf das Symbol für das Drop-down-Menü im Formularfeld „firma“.

In dem daraufhin unter „New Business Card“ erscheinenden Drop-down-Menü wählen wir die Option „Company Name“.

Nun wollen wir den Nachnamen des Kontakts von der Visitenkarte in die Spalte „Nachname“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken wir auf das Symbol für das Drop-down-Menü im Formularfeld „nachname“.

Anschließend wählen wir in dem Drop-down-Menü unter „New Business Card“ die Option „Last Name“ aus.

Als Drittes wollen wir die Telefonnummer von der Visitenkarte in die Spalte „Telefonnummer“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu geben wir in das Formularfeld „telefonnummer“ ein Auslassungszeichen (Apostroph, einfacher hochgestellter Beistrich, „ ' “ ) ein. Der Apostroph verhindert, dass ein Pluszeichen, welches auf der abfotografierten Visitenkarte der Telefonnummer vorangestellt sein kann, in der Google-Tabelle als Rechenoperation ausgewertet wird.

Nun klicken Sie auf das Symbol für das Drop-down-Menü im Formularfeld „telefonnummer“.

In dem Drop-down-Menü unter „New Business Card“ wählen wir die Option „Work Phone Number“ aus.

Übertragen wir anschließend die auf der Visitenkarte angegebene E-Mail-Adresse in die Spalte „E-Mail“ der Google-Tabelle. Dazu klicken wir auf das Symbol für das Drop-down-Menü in dem Formularfeld „e-mail“.

Im Drop-down-Menü unter „New Business Card“ wählen wir die Option „Work Email“ aus.

In unserem Beispiel wollen wir als Nächstes den Vornamen von der Visitenkarte in die Spalte „Vorname“ der Google-Tabelle übertragen. Dazu klicken wir auf das Symbol für das Drop-down-Menü in dem Formularfeld „vorname“.

Im Drop-down-Menü unter „New Business Card“ wählen wir die Option „First Name“ aus.

Alle weiteren Spalten der Google-Tabelle werden nach dem gleichen Muster mit den entsprechenden, von der Visitenkarte zu übertragenden Kontaktdaten versehen. Zu beachten ist, dass ebenso wie bei der Telefonnummer auch bei der Mobilfunk- und der Faxnummer ein Apostroph vorangestellt sein sollte.

Klicken Sie nach Abschluss der Konfiguration der Datenübertragung auf den Button „Continue“.

Zapier erstellt daraufhin eine Kurzfassung der neuen Action. Mit einem Testkontakt wird die Datenübertragung in Ihre Google-Tabelle getestet. Um den Test freizugeben, klicken wir auf den Button „Create & Continue“.

Nach dem Abschluss des Tests klicken wir auf den Button „Continue“.

Im letzten Schritt muss die Zap freigeschaltet werden. Deaktivieren Sie dazu den Schalter „OFF“ und stellen Sie Ihn auf "ON".

Im nächsten Handbucheintrag zeigen wir Ihnen eine effektive und einfache Methode zum weiteren Ausbau Ihrer Liste mit E-Mail-Adressen in Ihrem Klick-Tipp-Konto. Besuchen Sie unsere Seite Kontakt Google Tabelle → Klick-Tipp-Kontakt. Dort erfahren Sie, wie Sie Kontaktdatensätze, die Sie neu in Ihre Google-Tabelle aufgenommen haben, automatisch in Klick-Tipp übertragen können.

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