Globales Bounce-Management

Fast alle Internet-Service-Provider halten E-Mail-Versender dazu an, keine E-Mails an inaktive E-Mail-Adressen zu schicken. Aus gutem Grund: Diese E-Mails sind reiner Datenmüll, der die begrenzten Serverkapazitäten der Internet-Service-Provider unnötig belastet.

In den Bulk Senders Guidelines von GMail heißt es dazu:

To help ensure that your messages aren’t flagged as spam, we also recommend that you automatically unsubscribe users whose addresses bounce multiple pieces of mail.

Yahoo! Mail ist in seinen Best practices for senders noch deutlicher als GMail:

Monitor hard and soft bounces as well as inactive recipients. Persistent emails to these addresses are a surefire way to get your connections deferred.

Microsoft schreibt in Grundsätze, Verfahren und Richtlinien für Postmaster:

Nach dem Erteilen eines numerischen SMTP-Fehlerantwortcodes zwischen 500 und 599 (wird auch als Non-Delivery Response (NDR) bezeichnet) darf der Absender nicht erneut versuchen, diese Nachricht an den Empfänger zu übertragen.

Auch die deutschen Internet-Service-Provider wollen keine E-Mails an inaktive Adressen erhalten. In den Empfehlungen zum Versand von E-Mails von web.de heißt es beispielsweise:

Der Versender muss E-Mail-Adressen sofort aus seinen Versandlisten entfernen, wenn nach dem Versenden an diese Adressen Hard-Bounces erfolgen. Werden Zustellversuche an zahlreiche unbekannte (oder mittlerweile deaktivierte) WEB.DE Accounts unternommen, erfolgt eine zeitweise Sperrung. Wir behalten uns in solchen Fällen auch dauerhafte Sperrungen vor.

Der Tenor ist bei allen Internet-Service-Providern identisch. Wer wiederholt E-Mails an inaktive Adressen sendet, der riskiert, von den Internet-Service-Providern temporär gesperrt oder im schlimmsten Fall sogar in die schwarzen Listen (Blacklists) eingetragen zu werden. Die Folge wäre, dass der Internet-Service-Provider keine E-Mails des betreffenden Versenders mehr an seine User zustellen würde.

Um Sie vor dieser Gefahr zu schützen, haben wir in Klick-Tipp ein vollautomatisches, globales Bounce-Management implementiert. Sie brauchen also nicht zu befürchten, dass Sie unversehens wiederholte Male E-Mails an inaktive E-Mail-Adressen schicken könnten.

Wenn Sie einen Newsletter oder eine Follow-up-E-Mail an jemanden schicken, dessen E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv ist, dann erhält Klick-Tipp von dem Mailserver des Internet-Service-Providers dieser Person einen Rückläufer, eine sogenannte Non-Delivery Notification (NDN).

Klick-Tipp wertet die NDN-Nachricht aus und entscheidet, ob es sich um einen Hard Bounce, einen Soft Bounce oder eine Spam-Beschwerde handelt. Im Folgenden möchten wir Ihnen diese Begriffe etwas näher erläutern. Außerdem stellen wir dar, wie unser System auf die unterschiedlichen Rückmeldungen der Internet-Service-Provider reagiert.

Hard Bounce

Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass ein Abonnent die E-Mail-Adresse löscht, die er zuvor bei seiner Anmeldung zum Bezug Ihres Newsletters angegeben hat. Wenn Sie an eine solche E-Mail-Adresse einen Newsletter oder eine Follow-up-E-Mail senden, dann erhält Klick-Tipp von den Mailservern des Internet-Service-Providers eine NDN-Nachricht. Diese Nachricht enthält den Hinweis, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht mehr existiert.

Klick-Tipp ändert daraufhin den Bounce-Status der betreffenden E-Mail-Adresse in Sekundenbruchteilen in „Hard Bounce“ und trägt die E-Mail-Adresse in die globale Ausschlussliste ein.

Gebouncten Kontakt auswählen

Vor jedem Versand löscht Klick-Tipp die in der globalen Ausschlussliste verzeichneten E-Mail-Adressen automatisch aus der Versandliste. Diese Maßnahme gilt für alle unsere Kunden und deren E-Mails, die wir versenden.

Wurde eine E-Mail-Adresse mit dem Status „Hard Bounce“ versehen, so überprüft Klick-Tipp einen Monat später automatisch ihre Existenz. Sollte die E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt der Überprüfung existieren, so wird der Status „Hard Bounce“ aufgehoben. Im gegenteiligen Fall verändert sich der Status der E-Mail-Adresse nicht mehr, das heißt, sie bleibt dann dauerhaft gesperrt.

Wenn der Eigentümer der E-Mail-Adresse, die einen Hard Bounce erzeugt hat, sein Konto reaktiviert, sich in ein Klick-Tipp-Anmeldeformular einträgt und auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klickt, wird der Status „Hard Bounce“ dieser E-Mail-Adresse aufgehoben. An Adressaten, die diesem Fall entsprechen, können Sie also unbeschadet der Vorgeschichte von deren E-Mail-Adressen erneut E-Mails senden.

Durch unser globales Bounce-Management stellen wir sicher, dass inaktive E-Mail-Adressen im gesamten Klick-Tipp-System nur ein einziges Mal angeschrieben werden können. Die E-Mail-Service-Provider honorieren unsere Anstrengungen mit ausgezeichneten Zustellraten.

Hinweis: Als Enterprise-Kunde haben Sie aufgrund der Nutzung Ihrer eigenen E-Mail-Server die Möglichkeit, das globale Bounce-Management für Ihr Konto abzuschalten.

Soft Bounce

Ein Soft Bounce entsteht, wenn eine E-Mail-Adresse vorübergehend nicht erreichbar ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn das Postfach voll belegt ist.

Gebouncten Kontakt auswählen

Wenn unsere Mailserver einen Soft Bounce empfangen, dann wird die entsprechende E-Mail-Adresse für zwei Wochen vom Versand ausgenommen. Danach setzt Klick-Tipp den Status „Soft Bounce“ dieser E-Mail-Adresse automatisch wieder außer Kraft, sodass Sie dem betreffenden Adressaten erneut E-Mails senden können.

Spam-Beschwerde

Klick-Tipp unterscheidet manuelle von automatischen Spam-Beschwerden.

Eine automatische Spam-Beschwerde entsteht, wenn die Spam-Prüfung des E-Mail-Service-Providers zu dem Ergebnis kommt, dass die Inhalte Ihrer E-Mail Spam sind und dass die E-Mail deshalb abgewiesen werden soll. Darauf sendet der E-Mail-Service-Providers eine NDN-Nachricht mit dem Status „Spam-Complaint“ an uns.

Um Ihre Reputation zu schützen, sperrt Klick-Tipp E-Mail-Adressen, welche durch eine automatische Spam-Beschwerde den Status „Spam-Beschwerde“ erhalten haben, für die Dauer von zwei Wochen. Diese Sperre gilt nur in dem Klick-Tipp-Benutzerkonto, in dem die E-Mail versendet wurde, die zu der Spam-Beschwerde geführt hat. Nach Ablauf der Sperrfrist und einem damit verbundenen E-Mail-Versand an diese E-Mail-Adresse hebt Klick-Tipp den Status „Spam-Beschwerde“ automatisch auf.

Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail im Falle einer automatischen Spam-Beschwerde vom Internet-Service-Provider direkt, das heißt schon vor dem Eingang in das Spam-Verzeichnis des Empfängers abgewiesen wird. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Sie die Spam-Scores Ihrer versandfertigen Newsletter und Follow-up-E-Mails möglichst gering sind. Wie Sie das am besten erreichen können, erfahren Sie in unserem Beitrag Spam-Score verringern.

Eine manuelle Spam-Beschwerde entsteht, wenn sich ein Empfänger entweder direkt beim E-Mail-Service-Provider oder bei Klick-Tipp darüber beschwert, dass die E-Mail Spam ist.

Empfängt Klick-Tipp eine manuelle Spam-Beschwerde, so wird die entsprechende E-Mail-Adresse mit dem Status „Spam-Beschwerde“ gekennzeichnet und aus Ihrer ContactCloud ausgetragen. An diese E-Mail-Adresse können Sie also keine weiteren E-Mails mehr schicken.

Die Summe der Spam-Beschwerden darf, bezogen auf die versendeten E-Mails, nicht mehr als 0,1 Prozent betragen. Das bedeutet, dass pro 10.000 versendeten E-Mails nicht mehr als zehn Spam-Beschwerden bei uns eingehen dürfen.

Das Beste an unserem Bounce-Management ist, dass Sie sich hierum überhaupt nicht kümmern müssen. Wir haben sehr hart gearbeitet, um Ihnen ein globales, vollautomatisches Bounce-Management anbieten zu können, welches die Daten Ihrer Kontakte im Hintergrund und ohne Ihr Zutun vollautomatisch sauber hält.

Wir haben Klick-Tipp exakt entsprechend den Anforderungen der Internet-Service-Provider programmiert. Die Internet-Service-Provider belohnen unsere Anstrengungen mit exzellenten Zustellraten, von denen Sie als unser Kunde profitieren.

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